Vhodný prostor je klíčem pro úspěšný event. A nemusí se jednat jen o firemní akci, může jít o společenskou událost nebo třeba svatbu. Super místo je důležitou součástí celkového dojmu, který po společenské nebo firemní akci zůstane v myslích vašich hostů.
Výběr vhodné lokace však není úplně jednoduchá záležitost, protože místo musí splňovat mnoho parametrů. Pokud na něco zapomenete, může se celý event dostat do problémů, případně zkazíte celkový dojem, který má daná událost zanechat ve vašich hostech.
Jak se hosté na událost dostanou? Přijedou-li autem, budou mít všichni kde zaparkovat? Je místo dostupné pomocí MHD? Budou všichni hosté mobilní, nebo je potřeba event řešit bezbariérově?
Pokud se pořádáte akci mimo město, pak musí být na místě dostatek parkovacích míst. Pokud je dané místo ve městě, ale nejedná se o nějaké obecně známé místo (konferenční sál, hotel atp.), pak zvažte instalaci dočasného navigačního systému, aby tam vaši hosté snadno trefili. Pokud je cesta na místo složitější, zašlete jasné instrukce hostům s pozvánkou a zvažte, zda na k místu akce nezřídit kyvadlovou dopravu.
Vyberte lokaci, která bude pro daný počet lidí pohodlná. Pro hosty připravte dostatečně kapacitní servis, hlavně šatny, WC a nebo občerstvení. Mějte na paměti, že vaši hosté se pravděpodobně sjedou v jeden okamžik nebo během velmi krátké doby. Místo akce musí být schopno nápor na začátku a na konci akce zvládnout. Jste schopni podle potřeby váš prostor vytápět nebo klimatizovat?
Již při plánování firemní nebo společenské akce byste měli vědět, jakou pro tuto příležitost budete potřebovat audiovizuální techniku. Jedná se především o pódia, osvětlení, videotechniku a ozvučení. Pokud se jedná o nějaký nekonvenční prostor, pak se může nabalit ještě vytápění nebo naopak klimatizace nebo ventilace. Zvláště v historických budovách se můžete setkat s omezeními ohledně použití umělé mlhy, laserů, otevřeného ohně. V případě stavby pódia na historických dlažbách je potřeba před instalací provádět ochranná opatření.
Při pořádání akcí jde vždy o čas. Počítejte s dostatkem času nejen na instalaci techniky, ale i na její demontáž a následný úklid místa. Dodavatelé musí mít možnost se s vybavením do prostoru jednoduše dostat a vyložit je z dodávek nebo kamionů. Pokud je logistika komplikovaná, počítejte s delší dobou na přípravu. Naopak některá místa svým charakterem čas šetří, například pokud jsou na místě stropy nebo konstrukce vhodné pro zavěšení techniky.
Pokud vaší akci pořádáte na místě, které je pro tyto účely vybavené, například kongresové sály v hotelech, může to být jistá výhoda. Dobře si však prověřte, zda lokace disponuje technikou, která odpovídá typu akce a požadavkům na program. Ujistěte se, že v rámci pronájmu prostoru máte k dispozici i dostatečný počet vyškolených operátorů, kteří budou v den akce schopni techniku ovládat k vaší spokojenosti. Vaše představy s operátory dopředu konzultujte. Potřebujete promítat obraz v obraze? Potřebujete, aby v určitý moment na každém plátně běželo něco jiného? Zvládne to technika a obsluha na místě?
Smlouvy se nepodepisují pro případy, že se příprava hladce podaří, hosté se baví a všechno funguje tak, jak má. Je tomu přesně naopak, dobrou smlouvu oceníte v okamžiku, kdy se chod věcí z nějakého důvodu zasekne.
V dobré nájemní smlouvě by mělo být jasně vyjmenováno, co a v jakém objemu můžete v rámci pronájmu využít a za jaké služby, prostory nebo věci si v případě jejich využití připlácíte (a hlavně kolik). To se týká především spotřeby energií. Dále by měla smlouva obsahovat seznam vybavení prostoru, které jsou součástí základní ceny pronájmu. Pokud při osobní obhlídce lokace vidíte nějaký mobiliář, pak to neznamená, že jej máte automaticky k dispozici.
Každý prostor vyžaduje určitý servis těsně před samotnou akcí a v jejím průběhu. Tyto služby buďto jsou součástí pronájmu, nebo si je musíte zajistit sami. Jedná se především o úklid. Na váš event musí být připraveny sociální zařízení. WC mohou během přípravy využívat zaměstnanci dodavatelů a i když byly toalety při přebírání prostoru v pořádku, tak před samotnou akcí musí znovu projít údržbou.
O úklid a doplňování toaletního papíru se musí někdo starat i během akce. V opačném případě může návštěva WC totálně zkazit dobrý dojem vašim hostům.
Vybral jsem pro vás tři nejdůležitější oblasti, na které byste si měli dát pozor, pokud vybíráte vhodnou lokaci pro vaší firemní nebo společenskou akci. V jednom článku pochopitelně nemůžu pojmout všechny problémy a nástrahy, které vás mohou potkat.
Nezabýval jsme se tím, jaké potřebujete pro vaši akci zázemí, proti jakým rizikům by měla být vybraná lokace pojištěná a také jsme vůbec nezmínili, co musí daný prostor splňovat ve vztahu k plánovanému cateringu (občerstvení). Tato a mnohá další témata proto rozeberu v dalších článcích týkajících se lokací.
Vyplňte následující formulář s dotazem nebo s poptávkou, která se týká přípravy a pořádání Vaší firemních akce, společenské akce nebo konference. Nejpozději během dvou pracovních dní se Vám ozvu zpět.
